Datenschutzerklärung

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen, zur Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Soweit wir personenbezogene Daten unmittelbar bei Ihnen erheben, teilen wir Ihnen die Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherfristen bzw. Kriterien für deren Festlegung sowie Ihre Rechte nach den anwendbaren Datenschutzvorschriften in dieser Datenschutzerklärung mit. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und sonstige gewerbliche Marktteilnehmer. Gleichwohl verarbeiten wir personenbezogene Daten natürlicher Personen, beispielsweise von Ansprechpartnern, Mitarbeitern, Nutzern oder Bewerbern.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting- bzw. Website-Dienstleister die technisch erforderlichen Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte URL, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Rechners und übertragene Datenmenge. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, zur Fehleranalyse sowie zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Empfänger sind unsere Hosting- bzw. Infrastruktur-Dienstleister, insbesondere Framer.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail, Formular oder sonstige Anfrage

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular, Terminformular oder auf sonstigem Wege ansprechen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Name, Unternehmen, Funktion, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und gegebenenfalls Vertrags- oder Projektbezug. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vertragsanbahnung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Dokumentation der Kommunikation sowie gegebenenfalls zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und effizienten Kommunikation. Wir löschen Anfragen, sobald ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen mehr entgegenstehen.

5. Terminbuchungen über Calendly oder HubSpot Meetings

Wenn Sie einen Termin über ein eingebundenes Buchungstool vereinbaren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen bzw. übermittelten Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Terminwunsch, Zeitzone, Kommunikationsinhalte und technische Metadaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Terminorganisation, Kommunikation, Vertragsanbahnung und Projektdurchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die effiziente Koordination unserer Geschäftsprozesse. Empfänger sind HubSpot Meetings.

6. CRM, Lead-Management und Vertriebsprozesse über HubSpot

Wir verarbeiten Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Kommunikationshistorien, Angebots- und Vertragsinformationen sowie Informationen zu Interaktionen mit unseren Vertriebs- und Marketingprozessen in unserem CRM-System. Die Verarbeitung erfolgt zur strukturierten Pflege von Interessenten- und Kundenbeziehungen, zur Vertragsanbahnung, Angebotsverfolgung, Projektkoordination und Dokumentation der Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene oder vorvertragliche Vorgänge sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die effiziente Steuerung von Vertriebs- und Kundenbeziehungsprozessen. Empfänger ist HubSpot.

7. Newsletter und Marketingkommunikation über HubSpot

Soweit wir Newsletter, Event-Einladungen oder sonstige Marketingkommunikation per E-Mail versenden, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Interessen, Einwilligungsnachweise und Informationen über die Nutzung der versandten Nachrichten. Der Versand erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder - soweit gesetzlich zulässig - auf Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an Direktmarketing gegenüber Bestandskontakten im zulässigen Umfang. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht. Empfänger ist HubSpot Marketing Hub.

8. Einwilligungsmanagement / Consent Management Platform Cookiebot

Soweit wir einwilligungsbedürftige Technologien auf unserer Website einsetzen, nutzen wir eine Consent-Management-Plattform (CMP), um Einwilligungen einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Dabei können insbesondere Ihre Einwilligungsentscheidung, Datum und Uhrzeit, Browser- und Geräteinformationen, IP-Adresse in gekürzter Form, Einwilligungs-ID sowie der konkrete Zustimmungsstatus verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung datenschutzrechtlicher Nachweis- und Steuerungspflichten sowie zur rechtskonformen Aussteuerung optionaler Website-Technologien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Datenschutz- und Einwilligungsvorgaben sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Google Tag Manager

Wir können Google Tag Manager einsetzen, um Website-Tags technisch zu verwalten. Google Tag Manager dient primär der Ausspielung und Steuerung anderer Dienste und verarbeitet selbst nach unserer Zielkonfiguration möglichst keine eigenständigen Analyseprofile. Soweit der Einsatz mit einem Zugriff auf Endeinrichtungen verbunden ist oder nachgelagerte einwilligungsbedürftige Dienste gesteuert werden, erfolgt die Aktivierung erst nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ohne Einwilligung bleibt Google Tag Manager deaktiviert.

10. Google Analytics

Soweit wir Google Analytics einsetzen, werden Nutzungs- und Interaktionsdaten der Website verarbeitet, um Reichweite, Nutzungsmuster und die Wirksamkeit unseres Online-Angebots auszuwerten und zu verbessern. Dabei können insbesondere gekürzte IP-Adressen, Geräte- und Browserdaten, Seitenaufrufe, Verweildauer, Ereignisse, Referrer-Informationen und ungefähre Standortinformationen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung bleibt das Tool deaktiviert.

11. Hotjar

Soweit wir Hotjar einsetzen, werden Nutzungsdaten ausgewertet, um das Verhalten von Website-Besuchern besser zu verstehen und die Benutzerfreundlichkeit unserer Website zu verbessern. Je nach Konfiguration

können etwa Mausbewegungen, Klicks, Scrollverhalten, Geräteinformationen, Bildschirmgröße, Browserinformationen, Sprach- und Ländereinstellungen sowie pseudonymisierte Nutzungsereignisse verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung bleibt Hotjar deaktiviert.

12. Kommunikation per Video, Chat und Kollaboration

Zur Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Partnern und Dienstleistern nutzen wir je nach Anlass E-Mail-, Kalender-, Videokonferenz-, Chat- und Kollaborationsdienste wie insbesondere Google Workspace, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Slack, Notion oder Gather. Dabei verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Organisationsdaten, Kommunikationsinhalte, Termin- und Meeting-Metadaten, geteilte Dateien sowie technische Nutzungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung, Durchführung und Dokumentation von Vertrags- und Projektbeziehungen, zur Zusammenarbeit in Projekten sowie zur effizienten Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Aufzeichnungen, Transkriptionen oder KI-gestützte Zusatzfunktionen genutzt werden sollen, werden wir dies gesondert kenntlich machen und die Rechtsgrundlage gesondert prüfen.

13. Vertragserfüllung, Projektarbeit und Einsatz von Fachtools

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Kundenprojekte verarbeiten wir insbesondere Ansprechpartnerdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Projekt- und Ticketinformationen, Zugangs- und Berechtigungsdaten sowie - je nach Projekt - Daten aus den vom Kunden eingesetzten Fachsystemen. Hierzu können insbesondere CRM-, Support-, Automatisierungs-, Integrations-, Daten- und Reporting-Tools wie HubSpot, Zendesk, make, n8n, Zapier, Fivetran, dbt Labs, Google Cloud oder Looker Studio gehören, soweit diese in einem konkreten Projekt tatsächlich eingesetzt werden. Soweit wir solche Daten im Auftrag und nach Weisung unseres Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter; die datenschutzrechtliche Hauptverantwortung liegt dann bei unserem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem. Betroffene Personen sollten sich in diesen Fällen grundsätzlich zuerst an unseren Kunden wenden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung eigener Vertrags- und Projektdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir im Auftrag handeln, richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Verantwortlichen.

14. Buchhaltung, Rechnungsstellung und Mahnwesen

Zur Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Forderungsverwaltung und buchhalterischen Verarbeitung verarbeiten wir insbesondere Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten unserer Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für ein effizientes Forderungsmanagement. Hierfür können wir insbesondere Lexware Office, Paywise und weitere eingesetzte Finanz- und Verwaltungstools nutzen. Bitte passen Sie diesen Abschnitt an den tatsächlich eingesetzten Stack an.

15. Bewerbungen sowie Zusammenarbeit mit Freelancern und Mitarbeitenden

Wenn Sie sich bei uns bewerben oder eine Zusammenarbeit als Freelancer anbahnen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungs- und Vertragsdaten, etwa Stamm- und Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, Referenzen, Vergütungsinformationen und Korrespondenz. Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung und Durchführung eines Beschäftigungs- oder freien Mitarbeitverhältnisses sowie zur Administration der Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO in Verbindung mit anwendbarem nationalem Recht, soweit einschlägig.

16. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann an Dritte, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere datenschutzrechtliche Erlaubnis greift. Empfänger können insbesondere Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister, CRM- und Marketing-Dienstleister, Kommunikations- und Kollaborationsdienste, Buchhaltungs- und Zahlungsdienste, Rechts- und Steuerberater, Banken, Unterauftragnehmer sowie sonstige technische Dienstleister sein. Soweit wir externe Dienstleister einsetzen, werden diese - soweit erforderlich - durch Auftragsverarbeitungsverträge oder sonstige datenschutzkonforme vertragliche Instrumente eingebunden.

17. Drittlandübermittlungen

Bei einzelnen eingesetzten Dienstleistern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) nicht ausgeschlossen werden, insbesondere bei globalen Cloud-, Kommunikations-, CRM- und Analyseanbietern. In solchen Fällen achten wir darauf, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln oder durch sonstige nach Kapitel V DSGVO zulässige Garantien erfolgen. Bitte dokumentieren Sie vor Livegang für jeden tatsächlich eingesetzten Drittland-Dienst die verwendete Transfergrundlage in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und im internen Tool-Register.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Maßgebliche Kriterien für die Speicherdauer sind insbesondere der Abschluss der Anfrage- oder Vertragsbearbeitung, der Wegfall berechtigter Dokumentations- und Nachweisinteressen, etwaige Verjährungsfristen sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten. Daten, die wir ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, löschen wir grundsätzlich nach Widerruf der Einwilligung, soweit keine andere Rechtsgrundlage oder Aufbewahrungspflicht eingreift.

19. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.