HubSpot Onboarding: Richtig einrichten, von Anfang an
Du hast HubSpot gekauft oder stehst kurz davor. Jetzt entscheidet sich, ob du in sechs Monaten ein CRM hast, das dein Team täglich nutzt, oder eines, das im Hintergrund läuft während alle weiter Excel-Tabellen pflegen. Ich bin Lorenz Ritter von Stein, HubSpot-Freelancer und Berater. Ich begleite B2B-Unternehmen durch ihr HubSpot Onboarding, vom ersten Setup bis zum Go-Live, ohne Standardpaket und ohne Agentur-Overhead.
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So sieht ein HubSpot Setup aus, wenn es richtig aufgesetzt ist.
Was HubSpot Onboarding wirklich bedeutet
HubSpot Onboarding bedeutet nicht, dass jemand erklärt, wo der Knopf für die Pipeline ist. Es bedeutet, dass am Ende ein System steht, das auf deinen Vertriebsprozess zugeschnitten ist. CRM-Felder, die Sinn ergeben. Pipeline-Stages, die deinen tatsächlichen Verkaufsprozess abbilden. Automations, die echte Arbeit abnehmen. Und ein Team, das weiß, wie es das System nutzt. Das ist ein anderes Ziel als eine generische Produktschulung.
Warum viele HubSpot-Einführungen nicht funktionieren
Die häufigsten Gründe, warum HubSpot nach der Einführung im Regal verstaubt:
Das Setup war nicht am Prozess orientiert. Standardfelder und Demo-Daten wurden übernommen, statt den tatsächlichen Vertriebsprozess abzubilden. Das System fühlt sich fremd an, weil es keine eigene Logik hat.
Die Automations wurden auf später verschoben. HubSpot kauft man oft für die Automatisierungsmöglichkeiten. Wenn die in Phase 2 kommen, hat das Team vorher schon das Vertrauen verloren.
Die Schulung war generisch. Eine allgemeine HubSpot-Schulung hilft nicht, wenn niemand weiß, wie die eigenen Sequences oder Workflows darin eingebettet sind.
Niemand war nach dem Onboarding erreichbar. Agenturen übergeben nach Go-Live. Fragen landen in einem Ticket-System. Ich bleibe ansprechbar.
Wie mein HubSpot Onboarding abläuft
Kick-off und Prozessanalyse. Wir schauen uns gemeinsam an, wie dein Vertrieb und dein Marketing heute wirklich funktionieren. Nicht wie sie im Organigramm stehen, sondern wie sie tatsächlich laufen. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
CRM-Setup und Datenmigration. Ich richte das CRM auf Basis deiner Anforderungen ein: Kontaktfelder, Deal-Struktur, Lifecycle-Stages, Custom Properties. Wenn Daten aus einem Vorsystem kommen, plane ich die Migration mit.
Pipeline und Workflows. Die Pipeline-Stages werden nach deinem Verkaufsprozess modelliert. Automations nehmen Routineaufgaben ab: Follow-up-Reminders, Status-Updates, Benachrichtigungen.
Schulung deines Teams. Keine generische Plattformschulung. Die Schulung zeigt, wie euer spezifisches Setup funktioniert und wie jeder damit arbeitet.
Go-Live und Übergabe. Ich dokumentiere, was gebaut wurde und warum. Damit bist du nicht abhängig von mir, wenn du später etwas anpassen möchtest.
Was du am Ende hast
Ein HubSpot-Setup, das zu deinem Prozess passt und von deinem Team täglich genutzt wird. Dokumentation, die erklärt was gebaut wurde und warum. Einen Ansprechpartner, den du nach Go-Live noch erreichen kannst, ohne in einem Ticket-System zu landen. Kein Handover an einen Account Manager der das Setup nicht kennt. Keine Junior-Betreuung nach dem Kick-off. Du weißt am Ende genau, wie dein System funktioniert.
Hi, ich bin Lorenz
ich arbeite seit über 6 Jahren täglich mit HubSpot.
Vor meiner Selbstständigkeit durfte ich 2 Unternehmen unterstützen innerhalb weniger Jahre erfolgreich von ~15 auf über 60 Mitarbeiter mit 8-stelligen Jahresumsätzen zu wachsen.
Zuletzt hauptverantwortlich für alle Automationen, Sales Prozesse, KI-Strategien, Tracking, Berichtswesen uvm.
Heute helfe ich KMUs dabei ähnliche Ergebnisse zu erzielen.
FAQ
Was kostet ein HubSpot Onboarding?
Das hängt vom Umfang ab. Ein strukturiertes Basis-Onboarding mit CRM-Setup, Pipeline, ein bis zwei Automations und Teamschulung liegt bei 3.000 bis 6.000 EUR. Für größere Setups mit Datenmigration, mehreren Hubs und komplexen Workflows entsprechend mehr. Im ersten Gespräch bekommen wir schnell ein realistisches Bild.
Wie lange dauert ein HubSpot Onboarding?
Ein fokussiertes Onboarding dauert 4 bis 8 Wochen. Der größte Zeitfaktor ist nicht die technische Umsetzung, sondern wie schnell intern Entscheidungen getroffen werden: welche Felder wirklich gebraucht werden, wie die Pipeline-Stages heißen sollen, wer welchen Zugriff bekommt. Ich führe diesen Prozess strukturiert durch, damit er nicht ins Stocken gerät.
Was ist der Unterschied zu HubSpots eigenem Onboarding?
HubSpots eigenes Onboarding ist eine generische Schulung mit festen Modulen. Es erklärt die Plattform, konfiguriert aber kein Setup für deinen konkreten Vertriebsprozess. Mein Onboarding baut auf deinem tatsächlichen Prozess auf: Wie qualifizierst du Leads? Wie sieht dein Verkaufsprozess aus? Was soll automatisiert werden? Das ergibt am Ende ein System, das genutzt wird.
Kann das Onboarding auch für ein bestehendes HubSpot-Setup gemacht werden?
Ja. Viele Unternehmen haben HubSpot bereits im Einsatz, aber die initiale Einrichtung war nicht strukturiert. Ein Audit zeigt, was funktioniert, was nicht und was bereinigt werden muss. Danach kann das Onboarding sauber abgeschlossen werden.
Welche HubSpot Hubs deckst du im Onboarding ab?
Sales Hub und Marketing Hub sind mein Kernbereich: CRM-Setup, Deal-Pipeline, Sequences und Workflows im Sales Hub. E-Mail-Automations, Lead Nurturing und Lifecycle-Stages im Marketing Hub. Operations Hub kommt hinzu, wenn Datenqualität oder Systemintegrationen ein Thema sind.
Mehr Umsatz durch das richtige HubSpot Setup.
Ich richte Dein HubSpot so so ein, dass es sein ganzes Potenzial in Deinem Unternehmen entfaltet. Egal ob Du gerade starten möchtest, oder HubSpot schon seit Jahren nutzt.
